Hoe pak je de interne communicatie aan binnen je school?   

leestijd: 2 minuten

Hoe communiceer jij met je team? De interne communicatie tussen jou en de medewerkers van je school vormen de basis voor een gestroomlijnde samenwerking. Het vormgeven van die communicatie vraagt om maatwerk, van het inventariseren van communicatiebehoeften tot aan persoonlijk contact. Met de volgende tips til jij de interne communicatie op jouw school naar een professioneler niveau! 

Intern communiceren; behoeften en verwachtingen 

Het is van belang om te inventariseren waar de behoeften en verwachtingen van jouw team liggen op het gebied van communicatie. Via welke communicatiemiddelen werkt je team graag? Maken jullie gebruik van intranet of andere offline of online samenwerkingssystemen? Over welke onderwerpen moet gecommuniceerd worden, en op welke manier? Middels een enquête of teamoverleg kun je deze vragen onderzoeken. 

Voorbeeld: Een teamleider van een vaksectie in het voortgezet onderwijs zette een korte enquête uit met vragen als: Gebruik je liever e-mail, een Teams-kanaal of intranet? Wil je wekelijkse updates via een overleg of liever schriftelijk? Welke onderwerpen moeten structureel gecommuniceerd worden (roosterwijzigingen, leerlingenzorg, studiedagen)? De resultaten lieten zien dat de meeste collega’s korte updates via een geedeeld Teams-kanaal prettig vinden, aangevuld met een tweewekelijks overleg voor de grote zaken. 

Plan maken; situatie afhankelijke communicatiemiddelen 

Als je weet waar je de interne communicatie wilt versterken en je inzicht hebt in de behoeften en verwachtingen van je team, kun je overgaan tot het maken van een plan van aanpak. Als je op school een communicatiemedewerker hebt kan het fijn zijn om dit samen te doen, maar dit hoeft niet. Het is in elk geval belangrijk dat je inzicht hebt in de communicatiestromen binnen de organisatie. 

Deel de communicatieonderwerpen op: waarover moet gecommuniceerd worden? Gaat het om dringende, eenvoudige of complexe onderwerpen? Welke communicatiemiddelen passen bij het type informatie? 

Als je weet over welke onderwerpen je wilt communiceren kun je kijken op welke manier je er structuur in kunt aanbrengen. Hoe vaak ga je communiceren over de verschillende onderwerpen en kun je dat doen op gezette momenten?  

Tip: Het maken van een intern communicatieplan zorgt voor overzicht. Tools zoals Notion en CoShedule kunnen helpen bij het plannen en organiseren van gestroomlijnde communicatie op je school.   

Communiceren op een esthetische manier 

Zorg dat alles wat je communiceert overzichtelijk en bondig is. Breng je kernboodschap duidelijk over, gebruik tussenkopjes en opsommingstekens, en verwijs eventueel naar andere platforms of bijlagen. Infographics en afbeeldingen kunnen ook helpen om je boodschap visueel te versterken. Canva is een tool die op een gebruiksvriendelijke manier kan helpen met het esthetisch vormgeven van je boodschap.  

Voorbeeld interne communicatiestrategie:  

  • Algemene informatie (zoals roosters, beleid, herinneringen): verstuur je wekelijks op maandag via een duidelijke, puntsgewijze e-mailnieuwsbrief. Dit voorkomt losse berichten en houdt collega’s overzichtelijk geïnformeerd.  
  • Diepgaand overleg of beleidszaken: bespreek je tijdens teamvergaderingen, die je twee keer per maand plant. Geef de agenda ruim op tijd door, zodat iedereen goed voorbereid is.  
  • Spoedzaken of tijdgevoelige informatie (zoals zieke collega’s of urgente roosterwijzigingen): communiceer je direct digitaal of telefonisch. Zo voorkom je misverstanden of vertraging.  
  • Informele updates, successen of leuke weetjes: deel je via de Teams-chat in een aparte “koffiepraat” of “schoolmomenten”-groep. Dit bevordert de teamspirit en houdt de sfeer positief. 

Onderschat persoonlijk contact niet 

Er zijn allerlei manieren waarop je binnen je school kunt communiceren. Onderschat echter niet de waarde van persoonlijk contact. Blijf in verbinding met je medewerkers en stimuleer onderlinge gesprekken, liever dan uitsluitend communiceren via onlinekanalen. 

Lees verder
Tekst: OO.nl (Nikita van Hunnik)
Delen