Communiceren met ouders: hoe doe je dat?

Effectieve communicatie is essentieel voor een goede relatie met de ouders van jouw leerlingen. Leerlingen zijn namelijk vaak meer gemotiveerd en hebben het meer naar hun zin op school als hun ouders betrokken zijn en meedenken. Het gevolg is voor zowel de ouders als de leerling een gevoel van gezien en gehoord worden. En dat is natuurlijk absoluut wat jij als onderwijsprofessional wilt bereiken!

Hoe communiceer je effectief met ouders?

Effectieve communicatie met de ouders van leerlingen gaat over het creëren van een vertrouwensband. Hierbij is het van belang dat ouders zich gewaardeerd voelen. Het betekent dat je proactief bent in het delen van de ontwikkelingen over de leerling, zowel positief als negatief. Houd hierbij een samenwerkingsgerichte houding aan. Houd hierbij in acht dat je al een heel eind komt door begrip en empathie te tonen en te laten zien dat je ook maar een mens bent. Uiteindelijk willen zowel jij als de ouders het beste voor de leerling!

Wat zijn de voordelen van effectief communiceren met ouders?

Ondersteuning van ouders bij huiswerk/schoolse activiteiten
Door regelmatig en helder te communiceren, kunnen ouders op de hoogte blijven van de schoolprestaties en behoeften van hun kind. Dit kan ervoor zorgen dat ouders ondersteuning kunnen bieden bij bijvoorbeeld het maken van huiswerk of andere schoolse activiteiten die voorbereid moeten worden. Dit moedigt de leerlingen enorm aan om hun best te doen en verantwoordelijkheid te nemen voor hun leerproces. En dat is uiteraard een ideale situatie!

Consistentie in de aanpak tussen thuis en school
Ouders kunnen een veilige en stimulerende omgeving bieden waarin leerlingen zich comfortabel voelen om te leren en te verkennen. Eenheid in verwachtingen en gedragsnormen tussen thuis en school bevordert consistentie in de opvoeding en begeleiding van de leerling. Ouders kunnen helpen bij het identificeren en oplossen van problemen die leerlingen tegenkomen, zowel op school als sociaal.

Waar moet je op letten tijdens het communiceren met ouders?   

Zoek naar gemeenschappelijke doelen of bied alternatieven
Herinner ouders eraan dat je beiden het beste voor het kind wilt. Als ouders ontevreden zijn over een beslissing, bied dan alternatieven of volgende stappen aan.

Luister actief en blijf professioneel
Soms willen ouders gewoon gehoord worden. Luister zonder te onderbreken en laat merken dat je ze serieus neemt.

Annabel, mentor in havo-2, merkt op dat de moeder van een leerling, mevrouw Salhi, elke week belt om vragen te stellen over de voortgang van haar kind. Hoewel betrokkenheid van ouders gewaardeerd wordt, begint het wekelijkse contact de tijd van de Annabel in beslag te nemen en zorgt het voor ongemak bij de leerling.

Om dit aan te pakken, besluit Annabel proactief te zijn. Zij nodigt mevrouw Salhi uit voor een gesprek en plant een afspraak in. Tijdens het gesprek erkent zij haar betrokkenheid en dankt haar voor haar interesse in de ontwikkeling van de leerling. Zij stelt voor om maandelijkse updates te mailen, in plaats van de vele telefoongesprekken. Ze neemt de zorgen van mevrouw Janssen serieus, maar stelt ook duidelijke grenzen wat betreft de communicatie.

Stel duidelijke grenzen en wees proactief
Maak aan het begin van het schooljaar duidelijk wat acceptabel oudergedrag is. Dit kan via een ouderavond of een welkomstbrief waarin je het communicatiebeleid uiteenzet. Als je merkt dat een ouder te betrokken raakt, nodig hen dan uit voor een gesprek.

Scholing en professionele ontwikkeling
Vind je oudergesprekken voeren of grenzen stellen toch nog lastig? Er worden regelmatig trainingen georganiseerd voor leraren waar je met een acteur verschillende scenario’s kan oefenen. Kijk eens of er binnenkort een training in jouw buurt georganiseerd wordt.

Aan het begin van het schooljaar besluit meester Carlo om tijdens de eerste ouderavond zijn eigen communicatiebeleid te presenteren. Hij legt de ouders uit dat hij openstaat voor gesprekken, maar dat hij verwacht dat ouders minstens 24 uur van tevoren een afspraak maken als ze iets met hem willen bespreken. E-mails aan hem zullen binnen 48 uur beantwoord worden, en hij verzoekt ouders vriendelijk om niet buiten werktijden te bellen voor zaken die kunnen wachten tot de volgende dag.

Zorg voor de veiligheid van jou en je collega’s
Loopt een gesprek met een ouder écht helemaal uit de hand en dreigt het zelfs fysiek gevaarlijk te worden? Zorg dan dat je jezelf in veiligheid brengt. Aarzel niet om de ruimte te verlaten. Probeer altijd een collega of een leidinggevende erbij te hebben als je een potentieel gevaarlijke situatie verwacht. Documenteer het incident zorgvuldig en informeer je schoolleiding over het wat er gebeurd is.

Hoe ga je om met ouders die het niet eens zijn met een cijfer van zijn kind?

De vader van Kazia uit groep 6 gaat na het schoolconcert naar de muziekleraar toe. Hij kan niet begrijpen waarom Kazia maar een 6 heeft gekregen voor haar muziektoets. “Ze heeft de stem van een engel,” zegt hij, nog steeds verbijsterd door haar optreden. Hij begint zijn stem te verheffen en heeft een dominante houding naar de leraar toe. “Hoe kan het dat ze zo’n laag cijfer heeft?”

In deze situatie kan jij als onderwijsprofessional op een respectvolle en professionele manier grenzen stellen door het volgende te doen:

1. Blijf kalm en professioneel: “Ik begrijp dat u bezorgd bent over de beoordeling van Kazia en ik waardeer uw betrokkenheid bij haar muzikale ontwikkeling.”
2. Geef een duidelijke uitleg: “Het cijfer voor de muziektoets is gebaseerd op verschillende aspecten, zoals technische vaardigheden, ritme, en muzikaliteit. Hoewel Kazia een prachtige stem heeft, zijn er andere gebieden waarop we ons richten om haar algehele muzikale vaardigheden te verbeteren.”
3. Stel grenzen aan gedrag: “Ik sta open voor een gesprek over Elise’s vooruitgang, maar ik vraag u om uw stem niet te verheffen. We kunnen dit gesprek voortzetten op een respectvolle manier.”
4. Bied een vervolggesprek aan: “Laten we een moment plannen waarop we zonder afleiding kunnen praten over hoe we Kazia het beste kunnen ondersteunen.”
5. Focus op het kind: “Mijn doel is om alle leerlingen, inclusief Elise, te helpen groeien in hun muzikale vaardigheden. Laten we samenwerken om haar te ondersteunen.”

Het is belangrijk om te blijven investeren in goede communicatie! Zie ouders als bondgenoten, die een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan de ontwikkeling van jouw leerling. Behoud een positieve, sterke vorm van communicatie aan, zodat jij en de ouders van jouw leerlingen het beste resultaat bereiken: een blije, gemotiveerde leerling. Veel succes met het communiceren met ouders!