In gesprek over het formatieplan: hoe doe je dat?

Door je team te betrekken bij de ontwikkeling van het formatieplan, voelen zij zich mede-eigenaar van de schoolontwikkeling. En dat is heel belangrijk! Het biedt een fijne mogelijkheid voor een respectvolle discussie over de verdeling van rollen en verantwoordelijkheden.

Hoe ga je het gesprek op een respectvolle manier aan?

Het gesprek over het formatieplan is geen eenrichtingsverkeer. Betrek het team bij elke stap. Dit vereist een aanpak die zowel de schoolvisie als de individuele doelen van medewerkers respecteert. Vind je het nog lastig om zo’n gesprek aan te gaan? Probeer dan eens de LSD-techniek te gebruiken: luisteren, samenvatten en doorvragen.

Luisteren

Actief luisteren is een cruciale vaardigheid om effectief te communiceren en een vertrouwensrelatie op te bouwen met het team. Hier zijn enkele manieren waarop je actief kunt luisteren:

• Maak oogcontact: Dit toont aan dat je geïnteresseerd bent en focust op wat de spreker zegt.
• Knik af en toe: Een knikje kan aangeven dat je de informatie verwerkt en de spreker volgt.
• Leun licht voorover: Dit lichaamstaal signaal toont betrokkenheid en interesse in het gesprek.
• Spiegel de lichaamstaal: Subtiel de houding of gebaren van de spreker nabootsen kan empathie en begrip tonen.
• Vermijd afleiding: Zorg ervoor dat je niet wordt afgeleid door je telefoon, computer of andere taken.

Het lijken misschien simpele dingen, maar ze kunnen daadwerkelijk bijdragen aan een beter gesprek!

Samenvatten

Herhaal in je eigen woorden wat je hebt gehoord om te bevestigen dat je het correct hebt begrepen. In een situatie waarbij een personeelslid bijvoorbeeld aangeeft dat er meer uren vrijgemaakt moeten worden voor zijn of haar functie, kun je als onderwijsprofessional het volgende zeggen om de situatie in eigen woorden samen te vatten:

Personeelslid: “De laatste tijd voel ik me echt gestrest omdat ik het gevoel heb dat de tijd die ik heb, niet volstaat om mijn taken adequaat uit te voeren. Vooral de lesvoorbereiding en de individuele begeleiding van leerlingen schieten erbij in. Ik denk dat het enorm zou helpen als ik meer uren zou kunnen besteden aan deze belangrijke aspecten van mijn werk.”

Leidinggevende: “Dus, als ik het goed begrijp, voel je je overweldigd door de huidige hoeveelheid werk en zou je graag wat meer tijd kunnen vrijmaken om leerlingen te helpen en lessen voor te bereiden. Is dat correct?”

Deze samenvatting laat zien dat je goed hebt geluisterd en de kern van de boodschap hebt begrepen, terwijl je mogelijkheid biedt voor het personeelslid om eventuele misverstanden te verduidelijken. Het gebruik van eigen woorden toont ook aan dat de je de informatie hebt verwerkt en overweegt hoe deze het beste kan worden aangepakt.

Je kan er ook voor kiezen om juist de exacte woorden die het personeelslid heeft gekozen te herhalen:

Personeelslid: “Ik merk dat er een toenemende behoefte is aan begeleiding voor leerlingen met gedragsproblemen. Dit komt naar voren in zowel de klas als tijdens de pauzes. Als we hier niet adequaat op inspelen, vrees ik dat het ten koste gaat van zowel de leerlingen als het onderwijzend personeel. We hebben echt meer onderwijsondersteunend personeel nodig om deze kinderen goed te helpen en om een positieve leeromgeving te behouden.”

Leidinggevende: “Dus je merkt een toenemende behoefte aan begeleiding voor leerlingen met gedragsproblemen en je geeft aan dat we meer onderwijsondersteunend personeel nodig hebben om deze kinderen goed te helpen. Heb ik dat correct samengevat?”

Door de exacte bewoordingen van het personeelslid te gebruiken, laat je zien dat je de zorgen van het personeelslid volledig hebt gehoord en begrepen. Dit kan helpen bij het valideren van de gevoelens van het personeelslid en het versterken van de communicatie tussen jullie.

Doorvragen

Stel open vragen om dieper in te gaan op het onderwerp en meer inzicht te krijgen in de gedachten en gevoelens van de ander. Overweeg voor jezelf hoe de wensen van het personeel in het gesprek aansluiten op de kernwaarden en de ideale ontwikkeling van de school.

Een voorbeeld: een personeelslid geeft aan dat er behoefte is aan een onderwijsassistent. Gebruik de 5 W’s en 1 H als gesprekstechniek om tot de kern te komen.

Wie:

• “Wie heeft aangegeven dat er behoefte is aan een onderwijsassistent?”
• “Wie zulllen er profiteren van de ondersteuning van een onderwijsassistent?”

Wat:

• “Wat zijn de specifieke taken die de onderwijsassistent zou moeten uitvoeren?”
• “Wat is het verwachte resultaat van het hebben van een onderwijsassistent in de klas?”

Waar:

• “Waar in het schoolgebouw is de behoefte aan een onderwijsassistent het grootst?”
• “Waar zullen de verantwoordelijkheden van de onderwijsassistent zich voornamelijk op richten?”

Wanneer:

• “Wanneer is de behoefte aan een onderwijsassistent het meest urgent?”
• “Wanneer zal de onderwijsassistent beschikbaar moeten zijn?”

Waarom:

• “Waarom is er specifiek in deze klas of bij dit vak een onderwijsassistent nodig?”
• “Waarom denk je dat een onderwijsassistent de situatie zal verbeteren?”

Hoe:

• “Hoe zal de onderwijsassistent worden geïntegreerd in het huidige team?”
• “Hoe gaan we de effectiviteit van de onderwijsassistent evalueren?”

Door deze vragen te stellen, kun je een helder beeld krijgen van de situatie die geschetst wordt door het personeelslid en de behoefte die daaruit voortvloeit. Deze gesprekstechniek kan in iedere situatie ingezet worden!

Laat zien dat je echt luistert door de LSD-techniek te gebruiken en geef het personeel het vertrouwen dat hun bijdragen gewaardeerd worden. Begin de dialoog en vorm samen de toekomst van het onderwijs. Hoe effectiever de dialoog hoe effectiever het onderwijs! Succes!